المحاذاة والاستعانة بمصادر خارجية - الجزء الأول

كيفية مواءمة أهداف الأعمال والتكنولوجيا عند وجود الاستعانة بمصادر خارجية على نطاق واسع

كمتابعة من الوظيفة السابقة بتاريخ مجالات المحاذاة، هنا استمرار لموضوع أحد مجالاتنا - استراتيجية المواءمة والاستعانة بمصادر خارجية. في هذا المنشور ، أشرح تأثير استراتيجية الاستعانة بمصادر خارجية على منظمة والهدف هو المساهمة في هيئة البحث من الأدبيات من خلال ربط نموذجين مفاهيمي مختلفين (SAM / mSAM و Decision cube لالتزامات مصادر تكنولوجيا المعلومات) كنقطة دخول إلى تطوير النظرية.

هناك خمسة أشكال من الاستعانة بمصادر خارجية لتكنولوجيا المعلومات: (أ) الاستعانة بمصادر داخلية ، (ب) اختيار المصادر ، (ج) تحديد مصادر التحالف الاستراتيجي ، (د) الاستعانة بمصادر خارجية ، (هـ) الاستعانة بمصادر خارجية. بينما يعتمد الاستعانة بمصادر داخلية على موارد داخلية ، تستخدم الأنواع الثلاثة الأخرى للاستعانة بمصادر خارجية موارد خارجية للمؤسسة. يتم تحديد مصادر التحالفات الانتقائية والاستراتيجية على عدة موردين وشركاء في المشاريع المشتركة على التوالي. في حين أن الاستعانة بمصادر خارجية تستخدم في الغالب موارد خارجة عن المنظمة على المستوى المحلي أو الإقليمي ، فإن التعهيد الخارجي يعني تفويض العمليات التجارية المختارة إلى موقع خارجي خارج الدولة.

بدأ الاستعانة بمصادر خارجية لنظم المعلومات (خاصة الجانب الخارجي منها) كنوع خاص من النماذج في أوائل عام 1990 كطريقة لتكملة أنشطة تطوير تكنولوجيا المعلومات الداخلية. أصبحت تعهيد نظم المعلومات ظاهرة اقتصادية متنامية في جميع أنحاء العالم بسبب (أ) تطوير البنى التحتية المتعلقة بتكنولوجيا المعلومات في البلدان النامية ، (ب) الطلب المتزايد على متخصصي تكنولوجيا المعلومات في العالم المتقدم ، و (ج) توافر مجموعة من الموظفين ذوي المهارات العالية في العالم النامي بتكلفة معقولة. تتوقع المنظمات التي تستعين بمصادر خارجية لأنشطتها الفوائد التالية: (أ) وفورات في التكاليف ؛ (ب) زيادة معدل عوائد الاستثمارات ، و (ج) تحسين الوصول إلى أفضل الممارسات في تصميم تكنولوجيا المعلومات وتنفيذها وعملياتها.

ينطوي الاستعانة بمصادر خارجية لـ IS في الخارج على بعض المزالق إذا لم يتم التخطيط والتنفيذ بشكل جيد على كلا الجانبين - العميل والبائع ، وهذه المزالق تخلق مشاكل في العلاقة بين العميل والبائع. بالإضافة إلى المشاكل المذكورة ، فإن المخاوف الثلاثة المحتملة المتعلقة بالخصوصية في أمن المعلومات التي أثارتها معالجة البيانات الخارجية هي الجوانب القانونية وأمن المعلومات وموثوقية البائع والاعتمادية.

في سبتمبر 2004 ، ألغت JP Morgan Chase ، وهي واحدة من أكبر المؤسسات المالية في العالم (أصول تزيد قيمتها عن 1.2 تريليون دولار وثاني أكبر بنك أمريكي) ، عقدًا مدته 7 سنوات بقيمة 5 مليارات دولار في مجال تعهيد تكنولوجيا المعلومات مع شركة IBM ، نتيجة لقرار جلب عودة تكنولوجيا المعلومات الداخلية (الاستعانة بمصادر داخلية). أعلن الأشخاص الذين يعارضون الاستعانة بمصادر خارجية ، وخاصة النقل إلى الخارج ، "نهاية التوريد". في واقع الأمر ، قال آدامز ، رئيس قسم المعلومات الذي قاد العملية ، إن خطوته أسيء فهمها إلى حد كبير: "من الواضح أنني من المدافعين عن النقل إلى الخارج". في حالة مثل هذا البنك الكبير ، كان هناك سبب للاستعانة بمصادر داخلية ، والذي كان أساسًا للحصول على ميزة تنافسية أفضل من تكنولوجيا المعلومات ، بينما في المؤسسات الأصغر ، اعتقد آدمز أن التعهيد على نطاق واسع أمر منطقي.

فيما يلي بعض الملاحظات التي أدلى بها آدامز:
• تعتبر أخلاقيات العمل ، والمواقف ، وطموحات موظفي الشركة في الهند أعلى بكثير من موظفيها في الولايات المتحدة.
• الاستعانة بمصادر خارجية لأجزاء رئيسية من التقنيات ذات المهام الحرجة ليس أفضل حل لشركة كبيرة. يجب أن يكون تطوير التكنولوجيا داخليًا ، بينما يمكن الاستعانة بمصادر خارجية لخدمات الدعم.
• تم استخدام أربعة معايير لتحديد ما ومقدار الاستعانة بمصادر خارجية: (أ) حجم الشركة (يجب أن يكون كبيرًا بما يكفي لجذب موظفي خدمات المعلومات الجيدين) ، (ب) تكلفة الاستعانة بمصادر خارجية مقابل الاستعانة بمصادر خارجية ، (ج) مستوى الاهتمام الإدارة العليا لديها أصول تكنولوجيا المعلومات وإدارتها بشكل صحيح ، و (د) الترتيبات المالية للاستعانة بمصادر خارجية.
• قد يكون من الصعب مواءمة أهداف الأعمال والتكنولوجيا عند وجود تعهيد خارجي واسع النطاق.
• يشمل التعهيد مراكز البيانات ومكاتب المساعدة وشبكات معالجة البيانات وتطوير الأنظمة.
• أدى شراء التكنولوجيا مباشرة من البائعين إلى توفير قدر كبير من المال للبنك (10 إلى 15 بالمائة).
• عادة ما يتم إلغاء أقل من 5 بالمائة من عقود الاستعانة بمصادر خارجية كما في هذه الحالة.
• كان الإلغاء مدفوعًا بشكل أساسي بالاندماج مع Bank One ، مما جعل البنك المندمج كبيرًا للغاية.

هناك مزايا وعيوب للاستعانة بمصادر خارجية لدمج التقنيات الجديدة في المنظمة. يوفر النقل إلى الخارج العديد من المزايا مثل التركيز على الكفاءات الأساسية الفريدة ، واستغلال فكر مؤسسة أخرى ، وخفض التكاليف. تتمثل الجوانب السلبية الرئيسية لعملية النقل إلى الخارج في الأمن ، ونقص المعرفة الخاصة بصناعة شركات التعهيد ، والحواجز اللغوية والثقافية ، والقيود الحكومية ، وفقدان السيطرة على أصول تكنولوجيا المعلومات.

تدخل معظم الشركات في اتفاقيات الاستعانة بمصادر خارجية دون انضباط جيد للعملية. يمكن أن يؤدي هذا الموقف إلى ارتفاع التكاليف ، ونتائج سيئة ، وصعوبات إدارة العلاقة. يجب أن يعرف مديرو نظم المعلومات ماذا ومتى وكيف يتم الاستعانة بمصادر خارجية. يجب أن يكونوا على دراية بصنع القرار القيادي فيما يتعلق بالاستعانة بمصادر خارجية وفشورينغ. في عام 1960 ، نشر سايمون ما يجب أن يكون أحد النماذج الأكثر شهرة في أدبيات الإدارة ، وهو نموذجه في اتخاذ القرار. وفقًا لسيمون ، هناك أربع مراحل مختلفة في اتخاذ القرار: الذكاء والتصميم والاختيار والتنفيذ.

في حين أن نموذج سيمون عام لصنع القرار ، اقترح بعض العلماء والممارسين أطرًا مكيفة تتوازى مع عملية صنع القرار التي من المفترض أن تمر بها المنظمة عند تقييم خيارات المصادر والنتائج اللاحقة. تتكون هذه الأطر عمومًا من مرحلتين: (أ) عملية اتخاذ القرار (ثلاث مراحل لنموذج سيمون: لماذا ، ماذا ، أيها) و (ب) التنفيذ (كيف ، النتائج).

في عام 2004 ، اقترح ديبر وزملاؤه إطارًا لعملية اتخاذ القرار في مجال خدمات المعلومات إلى الخارج من خلال تحديد ثلاثة متغيرات تؤثر على قرارات النقل إلى الخارج الاستراتيجية: (أ) قدرة نظم المعلومات الداخلية ، (ب) فرصة خدمات تكنولوجيا المعلومات المتوقعة ، و (ج) قيم الأعمال الاستراتيجية المحتملة تم الحصول عليها من خدمة تكنولوجيا المعلومات. تشتمل قدرة تكنولوجيا المعلومات الداخلية على التزام القيادة العليا ، وتوفير ونشر البنية التحتية ، وانتشار وتعقيد الاستخدام ، والمهارات التكنولوجية والإدارية. وظائف تقنية المعلومات المنفصلة والحلول الشاملة لتكنولوجيا المعلومات على مستوى المؤسسة هي فرصة خدمات تكنولوجيا المعلومات التي يتم التفكير فيها. قيم الأعمال الاستراتيجية المحتملة التي يمكن الحصول عليها من خدمة تكنولوجيا المعلومات هي: مستوى الخدمة ، والكفاءات الأساسية ، ومواءمة الأهداف ، ووقت التسويق ، والعمليات ذات المستوى العالمي ، والصناعة على المعرفة العملية ، والفرص التجارية الجديدة والقدرة التنافسية الشاملة.

تشمل وظائف تكنولوجيا المعلومات المنفصلة (أ) وظائف قائمة بذاتها (إدارة اتصالات الصوت والبيانات) ، ومراقبة الشبكة وإدارتها ، وخدمات الشبكة (إدارة LAN / WAN) ؛ (ب) إدارة سطح المكتب (مكتب المساعدة والدعم المكتبي وإدارة الأصول والتصوير والمشتريات) ؛ (ج) خدمات مراكز البيانات (تشغيل الحاسبات المركزية ، والنظم المتوسطة ، والموزعة ، ورصد أداء الأنظمة ، واستمرارية الأعمال ، وخدمات النسخ الاحتياطي والتخزين ، والحوسبة السحابية والافتراضية ، وأمن المعلومات وضمانها) ؛ و (د) خدمة التطبيقات (إدارة التطبيقات ، صيانة البرامج وترقيتها ، إدارة عمليات الأنظمة ، تتبع المشكلات ، إلخ). تتضمن الحلول الشاملة حلولًا على مستوى المؤسسة تضيف قيمًا إلى المؤسسة.

يساعد مكعب قرار Pati and Desai (2005) الخاص بمصادر تكنولوجيا المعلومات في تحديد ما إذا كان يجب الاستعانة بمصادر خارجية لخدمة تكنولوجيا المعلومات أم لا. يحدد هذا النموذج ثمانية سيناريوهات توجه قرارات الاستعانة بمصادر خارجية أو الاستعانة بمصادر خارجية. السيناريوهان اللذان يوجهان قرارات الاستعانة بمصادر داخلية هما (أ) مستوى عالٍ من القدرة الداخلية للمشاركة في الحلول الشاملة التي لها قيم عمل إستراتيجية عالية للمؤسسة ؛ و (ب) مستوى عالٍ من القدرة الداخلية للمشاركة المنفصلة في خدمة تكنولوجيا المعلومات التي لها قيم عمل إستراتيجية عالية للمؤسسة. سيناريوهات أخرى تفضل استراتيجية الاستعانة بمصادر خارجية.

أوافق على أن معظم الشركات قد استعانت بمصادر خارجية لجزء من أعمالها لخفض التكاليف وبمرور الوقت ، حققت وفورات في التكاليف في الجزء الخارجي من الأعمال. من المحتمل أن هذا السراب الموفر للتكلفة لا يمكن أن ينتج فوائد طويلة الأجل للشركة لأنه يتعارض مع الغرض من المواءمة وأمن المعلومات وإدارة المعرفة. المحرك الاقتصادي الرئيسي للاستعانة بمصادر داخلية هو القيمة المرتبطة بمعرفة الشركة. في مجتمع المعرفة ، تعتمد استراتيجيات خلق القيمة والجدوى طويلة الأجل للشركة على الحفاظ على ميزتها التنافسية. يتطلب الحفاظ على الميزة التنافسية للشركة مواءمة تكنولوجيا المعلومات مع الأعمال التجارية في بيئة آمنة من خلال اعتبار المعرفة موردًا فريدًا ومميزًا يجب إدارته.

بعض المراجع:

Dibbern J. et al. (2004). الاستعانة بمصادر خارجية لنظم المعلومات: مسح وتحليل للأدبيات. قاعدة البيانات للتقدم في نظم المعلومات ، 35 (4) ، 6-102.
باتي ، إن وديساي ، إم ، س. (2005). وضع تصور للقضايا الاستراتيجية في الاستعانة بمصادر خارجية لتكنولوجيا المعلومات. إدارة المعلومات وأمن الكمبيوتر ، 13 (4) ، 281-296.